Animer et faciliter une rencontre

Plusieurs outils et approches permettent d’animer des rencontres ou des événements, mais pour faire un choix approprié parmi ces outils, il est nécessaire d’avoir une bonne compréhension de la situation particulière pour laquelle on souhaite les utiliser.

Animer, c’est bien plus qu’organiser et diriger une rencontre ou donner des tours de parole; c’est prendre part à un processus plus large pour les acteurs qui y participent, dans un contexte particulier, qui leur est propre. D’une certaine façon, l’animateur est un outil pour un milieu, un groupe ou une démarche, qui peut les aider à atteindre un objectif.

Un bon animateur, c’est donc quelqu’un qui fait davantage qu’appliquer une recette toute faite. L’animateur s’appuie en fait principalement sur trois éléments :

• ses connaissances, issues de formations, de ses études, etc.;
• son expérience;
• sa capacité à analyser une situation (ou parfois, même, la « sentir »), pour aller puiser dans ses connaissances et son expérience et choisir les actions et décisions les plus appropriées.

C’est pourquoi les outils et les approches en animation ne sont jamais des formules préfaites que n’importe qui peut appliquer telles quelles, peu importe la situation. Ils ne sont qu’une seule des nombreuses ressources sur lesquelles l’animateur doit s’appuyer dans son travail.

En résumé, l’animation est un domaine complexe pour lequel il n’existe pas de recette. L’animateur doit être connecté à la situation dans laquelle il intervient et s’y adapter au mieux de ses capacités pour atteindre les objectifs prévus. Vu la complexité de ces situations, il est impossible de tout savoir, tout comprendre et être en parfait contrôle, mais bien se préparer et développer son analyse peuvent permettre de réagir aux imprévus de la meilleure façon possible.

Lorsqu’un groupe ou une démarche décide de tenir une rencontre pour laquelle on juge avoir besoin d’un animateur, ce dernier a la tâche de proposer l’animation la mieux adaptée possible. Un certain nombre d’informations lui sont donc nécessaires dès le départ pour bien réfléchir au type d’animation à préparer, informations qui peuvent être obtenues lors d’un ou plusieurs entretiens préparatoires. Cette étape est très importante et il faut prendre le temps de bien s’y préparer (avec un canevas de questions au besoin).

L’animateur cherchera notamment à cerner :

Le besoin réel : En fait, plusieurs choses sont à mettre au clair. Normalement, la ou les personnes mandatées vont approcher l’animateur avec une demande. La première tâche de l’animateur est de s’assurer de bien comprendre cette demande. Il peut être vital pour le succès de la démarche que l’animateur tente de remonter à la source, pour comprendre le problème vécu, pour tenter d’identifier le besoin réel ou la cause sous-jacente, afin de s’assurer que la demande telle que formulée s’adresse vraiment à ce besoin.

Finalement, lorsque ce besoin est identifié, l’animateur et les responsables peuvent s’entendre sur le résultat attendu de la démarche, c’est-à-dire ce avec quoi ils veulent ressortir de l’animation, leur vision de la situation après l’animation et les effets de celle-ci.

Il n’est pas toujours possible de faire complètement le tour de cette question. Certains éléments peuvent être en partie insoupçonnés et émergeront plus tard. Le fait de quand même poser la question permet de créer une ouverture à ce processus d’éclaircissement des vrais besoins, qui en fait, est évolutif.

Le contexte : La tenue d’une rencontre ou d’un événement s’inscrit toujours dans un contexte plus large qu’il est important de bien saisir. L’animateur devrait s’assurer notamment de comprendre :

• L’histoire du groupe ou de la démarche : leur création, les événements marquants de leur parcours, leur évolution, les efforts semblables à l’animation demandée, ce qui a marché et ce qui n’a pas marché.
• Leur processus : quels sont leurs objectifs plus larges, leur vision du processus dans lequel ils sont engagés, le changement qu’ils souhaitent atteindre, l’impact qu’ils veulent avoir?
• Quel sont les acteurs impliqués et leurs rôles?
• Les liens du groupe ou de la démarche avec le milieu : quel impact a le milieu (la municipalité, la région, le territoire) sur le groupe ou la démarche et vice versa, quelles sont leurs relations, quels sont les impératifs à prendre en considération?
• La dynamique du groupe : la nature des liens, la qualité des relations, les tensions, les sujets difficiles, les inconforts possibles, le niveau d’engagement des acteurs, ce qui les motive, etc. Aussi, quels seront les comportements probables lors de l’animation elle-même : celui qui parle beaucoup, celui qui parle peu, celle qui prend trop de place, etc.
• Les atouts et les forces du groupe, les éléments positifs sur lesquels on peut bâtir.
• Et surtout : pourquoi, selon eux, ils en sont rendus là où ils sont actuellement? Qu’est-ce qui a conduit à la demande et au besoin actuel?

Lorsqu’une personne est interpellée pour animer un groupe, il peut être difficile pour elle d’avoir une lecture juste de la situation, surtout que les impératifs d’horaire et de délais empêchent parfois de consacrer beaucoup de temps à ces étapes pourtant essentielles. Voici quelques pièges à éviter et quelques points sur lesquels porter une attention particulière :

• La relation antérieure entre l’animateur et le groupe : lorsque ceux-ci se connaissent bien ou ont déjà travaillé ensemble, deux pièges majeurs sont à éviter. Tout d’abord, l’animateur peut avoir l’impression de déjà bien connaître le milieu ou la démarche et ne pas poser l’ensemble des questions appropriées pour s’assurer d’avoir une vision juste de la situation. Ensuite, le groupe pourrait se soucier de l’opinion que l’animateur a de lui et ne pas dévoiler tous les détails importants ou ne pas partager les aspects négatifs qui pourraient influencer son travail.
• Les groupes qui approchent l’animateur avec une demande trop spécifique : par exemple, les groupes qui formulent leur demande en disant vouloir une approche ou une technique précise (par exemple : « on veut faire un forum ouvert »). Tout en étant sensible aux désirs du groupe, l’animateur se doit de faire le portrait de la situation tel que mentionné précédemment pour s’assurer que la demande du milieu est adaptée à son besoin et son contexte.
• S’assurer de ne pas avoir l’opinion ou la vision d’une seule personne : souvent, une personne (ou quelques personnes) du groupe est responsable de faire les liens avec l’animateur et c’est donc auprès de cette personne que l’animateur ira puiser les informations qui lui sont nécessaires. Cependant, il faut s’assurer que la perception que la personne a de la situation est juste et qu’elle représente la vision de l’ensemble des participants. Il est préférable de mettre sur pied un comité de pilotage composé de plusieurs personnes avec des visions différentes, représentatif du groupe, qui pourra faire le lien avec l’animateur et l’informer.
• Être certain que l’animateur et le groupe sont sur la même longueur d’onde : il ne faut pas prendre pour acquis que tous se comprennent. La validation, les allers-retours entre l’animateur et le groupe, la reformulation, etc. sont essentiels pour s’assurer que tous sont effectivement d’accord, ont la même vision et parlent des mêmes choses. On évite ainsi les mauvaises surprises.
• Le lien de confiance : pour être sûr que la personne responsable ou le comité de pilotage rapportent même les détails les plus délicats, il est nécessaire d’installer un lien de confiance entre l’animateur et le groupe. Plusieurs éléments peuvent contribuer à ce lien de confiance : une attitude ouverte et sans jugement de la part de l’animateur, une écoute attentive, le respect de ses engagements, ne pas faire de promesses irréalistes, etc.

Une fois que l’animateur a une idée claire du contexte et du besoin, il peut entreprendre d’élaborer une animation adaptée à la situation qui lui est présentée. Évidemment, il lui faut également prendre en considération un ensemble d’éléments plus techniques : le nombre de personnes présentes, la durée prévue, le budget, le lieu, etc. Une fois le déroulement de la rencontre élaboré, l’animateur doit encore une fois s’assurer de l’engagement du groupe envers le processus prévu et valider avec lui qu’il correspond à ses attentes et ses besoins.

Les personnes spécialisées en animation sont souvent à la fine pointe des dernières approches et techniques et peuvent proposer des animations qui sortent de l’ordinaire. Si ces animations sont éloignées de ce que le groupe a l’habitude de faire, l’animateur peut parfois rencontrer des hésitations ou des résistances lors de la proposition de son animation : c’est trop élaboré, trop compliqué, pas assez sérieux, ça ne marchera pas chez nous, etc. Certains milieux hésitent face à des animations qui impliquent de ne pas laisser le contrôle absolu des discussions et des contenus entre les mains de l’animation, d’avoir à faire contribuer les personnes présentes ou de discuter et d’échanger avec des personnes qu’on connait moins.

Comment réagir face à ces résistances? En faisant appel à ses connaissances, son expérience et sa compréhension, l’animateur doit juger de la situation, l’analyser et trouver un équilibre entre les trois éléments suivants :

• Faire confiance au groupe : la personne-contact ou le comité de pilotage détiennent certainement des informations que l’animateur ne possède pas et ce sont eux les spécialistes de la démarche. Il faut donc accorder du crédit à leurs perceptions, leurs connaissances et leurs réticences et en tenir compte (ce qui ne veut pas dire de les accepter entièrement!).
• Développer la confiance en l’expertise de l’animateur : si le groupe est celui qui se connait le mieux, les participants ont quand même cru bon de faire appel à un animateur pour les accompagner. Il faut les amener à reconnaître que celui-ci a une expertise valable et que s’il propose un déroulement d’animation, c’est qu’il devrait permettre de répondre au mieux aux besoins et exigences de la démarche (ce qui ne veut pas dire de le suivre aveuglément!).
• Revenir aux priorités de la rencontre : parfois, les réticences sont dues à la peur de l’inconfort et du malaise. Si l’animateur identifie que c’est le cas, il faut qu’il valide avec le groupe les priorités de la rencontre : être confortables ou atteindre les objectifs qu’ils se sont fixés? L’animateur peut mettre de l’avant la raison pour laquelle, selon lui, le déroulement prévu est la meilleure option pour atteindre les objectifs du groupe, malgré les inconforts possibles.

Dans sa décision de changer ou non son déroulement d’animation suite aux hésitations du groupe et sur la façon de le faire, l’animateur doit donc, encore une fois, avoir une bonne analyse de la situation, pour naviguer entre les trois éléments mentionnés plus haut.

Le travail d’analyse amorcé par l’animateur au cours des étapes antérieures (voir les sections précédentes) se poursuit pendant le déroulement même de l’animation. Lors de la rencontre, il se doit de bien comprendre la situation, pour pouvoir s’adapter si nécessaire. En effet, même si le déroulement prévu doit être précis et bien construit, l’animateur doit pouvoir s’en écarter au besoin, pour réagir à ce qui se passe devant lui. Il lui faut trouver l’équilibre entre la structure et la souplesse.

Même en étant le mieux préparé possible, il y a toujours l’éventualité que des imprévus surviennent. C’est à ce moment que toute l’analyse que l’animateur aura faite précédemment s’avère utile : en puisant dans sa connaissance des résultats attendus, des besoins et du contexte, et en les gardant en tête, il s’assure de pouvoir s’adapter le mieux possible à ce qui se présente devant lui.

En somme, en conjuguant sa connaissance préalable du milieu et son évaluation de la situation pendant la rencontre, au fur et à mesure qu’elle se déroule, l’animateur se donne les moyens de faire la meilleure animation possible.

Et quels sont ces éléments d’information que l’animateur doit s’assurer de rechercher pendant le déroulement de l’animation? Certains éléments peuvent favoriser ou empêcher la pleine participation du groupe à l’activité ou la réussite de celle-ci; on pense notamment :

• Au climat au sein du groupe : les tensions, les inconforts entre les individus, ceux qui prennent toute la place ou, inversement, les leaders positifs.
• Aux sujets : est-ce que certains thèmes, certains sujets créent un malaise? Est-ce que le groupe tente d’éviter de parler de certaines choses? Est-ce que certains sujets suscitent plus d’intérêt que d’autres?
• Au besoin réel du groupe : est-ce que le besoin identifié lors des premières étapes correspond vraiment au besoin du groupe une fois qu’il est rassemblé? Le groupe en est-il à l’étape prévue? Par exemple, l’objectif de la rencontre est de parler de moyens et d’actions, mais il semble que le groupe tienne particulièrement à revenir sur l’identification des problèmes.

Pour savoir comment agir face à sa compréhension de la situation et pouvoir s’ajuster en cours de route, l’animateur peut se référer à ses connaissances, son expérience et l’analyse qu’il a développée tout au long de son travail avec le groupe. Néanmoins, certains éléments peuvent l’aider  à décider de la façon d’adapter l’animation prévue (si c’est nécessaire) :

• Valider sa compréhension auprès du groupe : si l’animateur croit déceler des sujets délicats ou un besoin différent que celui précédemment prévu, il peut valider sa compréhension de la situation. Parfois, mettre en évidence des éléments sous-jacents peut permettre de diffuser des malaises ou désamorcer des situations potentiellement problématiques.
• Si c’est approprié, faire contribuer le groupe à la décision : si l’écart entre le besoin du groupe semble trop important de ce que l’animateur, les personnes responsables et le comité de pilotage avaient prévu, il peut être nécessaire de prendre un moment pendant l’animation pour reconnaître le besoin qui a émergé et s’entendre sur les nouveaux résultats attendus de l’animation.
• Se donner l’espace d’observer la situation : pour faciliter son analyse de la situation, l’animateur peut se donner le temps et l’espace pour observer le groupe. Par exemple, en confiant des portions d’animation aux participants eux-mêmes ou en prévoyant du temps en ateliers ou en sous-groupes, il se donne l’occasion de prendre du recul, de bouger entre les participants, de prêter attention au non-verbal et à l’attitude des participants et de prendre le pouls de l’animation.
• Mettre l’accent sur les résultats atteints : finalement, il est important de comprendre que ce n’est pas parce qu’une animation ne se déroule pas comme prévu qu’elle est un échec. L’animateur, en rétroaction, peut mettre de l’avant les résultats, même s’ils diffèrent (ou si le chemin pour y arriver diffère) de ce qui était planifié.

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