Reconnaître les parties prenantes

Les définitions de parties prenantes sont multiples. De manière générale, une partie prenante est une personne ou une organisation concernée par la situation sur laquelle on souhaite agir. Concernée parce qu’elle vit la situation ou parce que son action a ou peut avoir un impact sur celle-ci.

On peut parler des parties prenantes en référence aux acteur·rices qui sont déjà engagé·es. On peut également en avoir une vision plus large et référer à l’ensemble des parties concernées, qu'elles soient actuelles, potentielles et futures.

La notion de partie prenante s’ancre dans une conception systémique des enjeux. L’idée est de réunir les composantes du système au cœur du changement que l’on vise. Les forces vives d’une collectivité ou d’un territoire sont un bon bassin pour déterminer les parties prenantes.

Par exemple, si l’on souhaite agir sur la mobilité dans une MRC rurale, les parties prenantes sont multiples. On peut penser à différents groupes de la population, aux municipalités de la MRC et celles en périphérie, à l’organisation qui souhaite prendre en charge le transport, aux organismes du milieu, à des commerçants, etc.

En amont d’une démarche, il est pertinent d’identifier les parties concernées par le changement que l’on souhaite mener dans notre collectivité ou notre territoire. Des outils peuvent être utiles pour identifier et cartographier les parties prenantes :

• La carte sociale est une activité qui permet de se doter d’une vue d’ensemble des acteur·rices concerné·es, qu’on pourra découper selon les secteurs d’intervention, les types de capitaux, etc.
• Pour aller un peu plus loin et situer les acteur·rices par rapport à votre enjeu, vous pouvez également faire l'activité de cartographie des parties prenantes sur la plateforme Urbanismeparticipatif.ca ou l’atelier Qui engager?  disponible sur notre site.

En développement collectif, les collectivités territoriales rassemblent souvent des personnes et des organisation familières au sein de démarches intersectorielles. Elles réunissent généralement des organismes communautaires, des institutions publiques, des élu·es municipaux et des citoyen·nes (voir le Survol des principales parties prenantes en développement collectif).

Selon les dynamiques de collaboration et les enjeux traités, les démarches réuniront parfois d’autres types d’acteur·rices, par exemple du secteur privé ou environnemental.

Selon leurs rôles et leurs compétences, les personnes et les organisations peuvent contribuer de différentes façons à la réalisation d’un changement, soit par¹:

• Leur expérience : parce qu’elles vivent la situation et la connaissent intimement.
• Leur expertise : parce qu’elles ont étudié, fait des recherches ou sont intervenues sur la thématique ou l’enjeu.
• Leurs ressources humaines, matérielles ou financières : parce qu’elles sont en mesure de mettre ces ressources au service du changement.
• Leur rôle ou leur autorité : parce qu’elles peuvent influencer ou prendre des décisions qui faciliteront le changement.
• Leur présence et leur temps : parce qu’une partie du travail collectif implique de réfléchir, analyser, organiser, faire des contacts, préparer des rencontres, etc.
• Leurs compétences : parce qu’elles ont la capacité de mettre l’ensemble des autres éléments au service de l’action.

Au départ et au cours d’un projet ou d’une démarche, il est opportun de parler des contributions de chacun·e et des attentes nourries envers les différentes parties prenantes engagées. Toutes n’auront pas une contribution égale ou même équitable. Il est important de reconnaître et accepter la diversité des contributions et de prendre en considération les possibilités et les contraintes de chacun·e.

À cette fin, il importe d’avoir une intention claire. Elle permet d’échanger sur les attentes et les possibles dès les premiers contacts. Elle permet aussi d’identifier plus précisément de qui on a besoin au sein d’une démarche (praticien·ne,  décideur·euse, membre, etc.). Les contributions peuvent être liées aux fonctions des membres d’une démarche collective ou liées à la personne comme telle. Pour ce faire, il est possible de :

• Mettre en lumière les forces et les atouts de chacun·e pour mieux les mettre à contribution à l’aide de l’activité Révéler les compétences pour augmenter la capacité d'agir ensemble.
• Repérer les personnes qui sont les plus susceptibles d’être facilitantes pour la démarche à l’aide des caractéristiques d’un individu clé.

Pour réussir à mener un changement complexe, on souhaite généralement réunir le plus de perspectives et de parties prenantes possibles. Toutefois, selon la visée, le moment et l’approche privilégiée, on peut réunir en priorité :

• Les personnes qui vivent la situation (approche AVEC ou design par les personnes usagères) : Lorsqu’on se mobilise autour d’un enjeu comme celui de la pauvreté et de l’exclusion sociale, l’inclusion des personnes qui vivent la situation au jour le jour peut être cruciale. Elle permet de bien comprendre la réalité des personnes et de dégager les actions qui auront un impact significatif. Cette inclusion est elle-même une action qui a un impact direct sur le phénomène d’exclusion.
  Dans une tout autre logique, davantage liée à la pensée design (Design Thinking), on cherche à coconstruire des solutions avec les personnes qui utiliseront ou qui auront à vivre avec ce qui sera mis en place. On peut penser à l’aménagement d’un espace public ou au développement d’un nouveau service. Les processus réunissent une diversité de personnes, notamment celles ayant le plus de contraintes, dans une perspective d’accessibilité universelle.
• Les premières personnes engagées / les volontaires (concertation/collaboration/partenariat) : Une démarche concertée mobilise des organisations et des personnes volontaires autour d’un enjeu. Dans cette perspective, on invite largement et on amorce le travail avec les personnes qui répondent à l’appel. Au fil des activités, le processus de mobilisation permet généralement d’élargir la base des acteur·rices engagé·es. Il s’agit d’initiatives fondées sur la collaboration et le partenariat, qui réunissent des personnes qui ont décidé d’agir ensemble sur un enjeu.
• L’ensemble des parties d’un système (Whole System) : Cette perspective est pertinente pour élargir la notion des acteur·rices faisant partie d’un système et de son environnement proche (géographique ou thématique). Cette approche est notamment utile dans l’élaboration d’un événement rassembleur ou lors du coup d’envoi d’une démarche plus large. Elle est à la base de pratiques particulières pour faire le tour d’une question, comme la conférence exploratoire (Emery), la démarche prospective (Weisbord) et les scénarios pour la transformation (Kahane). Enfin, elle est très présente dans les initiatives d’innovation sociale, notamment les laboratoires.
• Les différents types de savoirs (croisement des savoirs) : Dans une perspective de croisement des savoirs, on cherchera plus spécifiquement à réunir tous les types de savoirs : scientifiques, pratiques et expérientiels. En juxtaposant toutes ces perspectives, une nouvelle compréhension plus globale des phénomènes et des enjeux peut émerger. Elle permet notamment de mieux calibrer l’action et d’envisager de nouvelles pistes de travail.

Toutes ces approches s’influencent beaucoup les unes les autres. Dans la pratique, elles sont parfois amalgamées. Il peut toutefois être utile de les distinguer à des moments clés d’une démarche. Cela permet de discuter des acteur·rices e qu’on souhaite voir se mobiliser en priorité.

Au fil du projet ou de la démarche collective, il est intéressant de refaire ponctuellement un exercice de réflexion collective autour de la question des parties prenantes et de leur engagement. On peut souhaiter engager de nouvelles personnes, avoir besoin de contributions ponctuelles pour des changements bien définis ou vouloir accroître l’engagement des acteur·rices déjà impliqué·es.

Différentes stratégies s’offrent aux membres d’une démarche selon leurs besoins :

• Miser sur des pratiques qui favorisent et construisent l’engagement (Chantier partenarial sur les conditions favorables au développement collectif, 2018, L’engagement : Condition essentielle pour mener des changements collectifs, Communagir, pp. 22-44).
• Réaliser des entrevues des parties prenantes est une activité intéressante pour se projeter dans l’avenir d’une démarche collective à partir des besoins de chacun·e et de leur perspective unique, dans une approche appréciative.
• L’exercice de la matrice des compétences permet d’identifier tout le potentiel des membres d’une démarche afin de les mettre davantage à contribution dans ce qu’elles et ils ont de meilleur.
• Une stratégie de plaidoyer peut être utile pour convaincre d'autres acteur·rices de contribuer aux objectifs d’une démarche. Plusieurs outils et plateformes s’offrent à vous, dont la plateforme Pour rallier, le module mobilisation des décideurs d’Innoweave ou l’activité d’animation Pitch d’ascenseur.

Chacune de ces possibilités demande un effort collectif important. Avant de plonger, une réflexion sur les objectifs poursuivis et l’intensité des efforts à investir est de mise.