Plusieurs outils existent pour soutenir l’animation d’exercices de bilan ou d’évaluation (prise ici dans son sens non scientifique!). Nous en proposons quelques-uns de plus qui permettent de prendre le pouls d’un groupe de façon différente et efficace
S’il est difficile de réfléchir à plusieurs têtes de façon efficace ou productive, il peut encore être plus ardu de faire des choix collectifs véritablement partagés, avec lesquels les membres du groupe seront à l’aise. Les quelques outils répondant à cet objectif proposent des façons d’animer qui faciliteront la priorisation et la décision collectives.
Pour une animation virtuelle, voir la section Les incontournables pour une rencontre en ligne réussie.
Beaucoup de personnes minimisent l’influence que le lieu peut avoir sur la dynamique d’une animation; c’est une erreur! L’espace a un effet sur le bien-être des personnes, ce qui influence leur participation et, par extension, leur productivité.
Par exemple, une salle sans fenêtre met les participantes et les participants dans un état plus amorphe. Une salle avec beaucoup d’écho rend les interactions cacophoniques. Une salle trop petite peut amener un sentiment d’étouffement et d’inconfort. Si vous avez l’occasion et les ressources, n’hésitez pas à choisir une salle qui favorisera le bien-être des participantes et des participants.
La disposition de la salle est aussi importante en fonction de la dynamique que l’on souhaite favoriser et en fonction des résultats attendus de la rencontre. Des tables rondes pour permettre des échanges en sous-groupes, une grande table en «U» pour faciliter les échanges libres en grand groupe, un cercle sans tables pour plus de proximité ou même le fait d’avoir plusieurs salles pour la tenue d’ateliers sont autant d’exemples de disposition.
Dans cette perspective, il importe de réfléchir à l’expérience que l’on souhaite faire vivre aux participantes et aux participants et à l’organisation de l’espace la plus compatible avec cette expérience. Lorsqu’un groupe existant utilise toujours la même façon de disposer la pièce, une nouvelle organisation de l’espace peut envoyer un message d’invitation à un changement qui commence par la façon même d’aborder le travail collectif. Bien sûr, cela risque de susciter des résistances, un incontournable des processus de changement…
Prévoyez également un lieu qui correspond à vos besoins d’animation. Par exemple, assurez-vous d’avoir de l’espace pour accrocher vos grandes feuilles et qu’il n’y a pas d’obstacles pour voir ou circuler dans la salle (colonnes, tables fixes, etc.). Il est toujours préférable de visiter la salle au préalable ou d’avoir de bonnes photos.
En grand groupe, trouver plusieurs personnes pour animer des sous-groupes peut représenter un défi de taille. Il est pourtant possible d’arriver à de très bons résultats sans animateur. En nommant clairement la tâche que les sous-groupes ont à accomplir, les participantes et les participants peuvent très bien arriver à s’autoanimer. Il peut être avisé également de préparer une feuille de consignes pour chacune des équipes de travail. On peut même demander à chaque équipe de se nommer des personnes qui agiront, par exemple, à titre de :
L’animateur peut alors circuler à travers les sous-groupes pour s’assurer que tout fonctionne bien et pour répondre à des questions d’éclaircissement. Il pourra ensuite animer le retour en grand groupe.
Même si une animation est très bien préparée, il est difficile de prévoir les imprévus! C’est pourquoi un bon animateur doit être à l’écoute d’éléments ou de dynamiques qui pourraient surgir lors de l’animation. Il doit faire preuve d’un bon jugement en nommant les imprévus qui doivent être traités sur place et ceux qui pourront être traités ailleurs ou ultérieurement.
Ajouter des éléments à une animation, qui plus souvent qu’autrement est déjà chargée, représente un défi. Il peut être pertinent de donner le pouvoir aux participantes et participants de choisir entre deux scénarios :
Être flexible, ça veut aussi dire de ne pas se cantonner nécessairement au temps prévu pour les activités. Il faut être en mesure d’allouer plus de temps à certaines activités et moins à d’autres, compte tenu de la manière dont elles se déroulent.
Il n’est d’ailleurs pas nécessaire que les participantes et participants connaissent le temps alloué à chaque étape du déroulement. Il est rare que la pause arrive au moment prévu ou qu’une animation dure le temps qu’on lui avait alloué. Il peut être suffisant qu’ils connaissent les étapes et la séquence de travail.
On ne peut pas animer un groupe de 50 ou 100 personnes comme on le fait avec un groupe de 10 personnes. La taille du groupe est une variable importante dans le choix d’une animation.
La plupart du temps, il est possible d’utiliser les mêmes outils d’animation, mais la façon dont on les utilise sera différente et adaptée. Pour un grand groupe, on favorisera d'abord le travail en sous-groupes, suivi d’un retour en grand groupe (voir Valider les conclusions). Cela exigera inévitablement plus de temps, bien qu’il soit possible de le faire de façon efficace.
Il est préférable d’opter pour de la coanimation lorsque le nombre de participantes et de participants est élevé. Celle-ci amène une dynamique intéressante et permet aux coanimateurs ou coanimatrices de mieux suivre et superviser de façon partagée les travaux en sous-groupes.
Aucun prérequis.
Ruban à masquer (idéalement de couleur pour mieux voir l’étoile)
Crayons-feutres à pointe fine (ou stylos) – 1 par équipe de 2-3 personnes
Notes autocollantes (de type Post-it) 3 X 3 po (ou plus gros)
Thèmes de l’étoile sur feuilles ou cartons 8 ½ X 11 (ou plus petit):
- Créer/Initier
- Maintenir/Protéger
- Amplifier/Magnifier
- Réduire/Diminuer
- Cesser/Éliminer
- Mettre en œuvre
« L’étoile du changement est une activité qui s’adapte à une foule de contextes, à différents moments d’une rencontre (tant pour explorer que pour clore) ou d'une démarche collective et à différents types de groupes. Comme proposé ici, elle permet en plus de faire bouger les gens puisqu’ils doivent se déplacer pour remplir l’étoile avec leurs propositions. Chaque fois que je l’utilise, je constate sa puissance et sa pertinence, permettant de ressortir les éléments essentiels, tout en les structurant dans des catégories qui aident à effectuer des choix nuancés. Ainsi, non seulement on abordera la question de ce qu’il faut créer, inventer ou mettre en place pour aller vers le changement visé, mais aussi de ce qu’il faut bonifier, diminuer, protéger, conserver ou cesser. »
Sonia Racine
Conseillère en développement collectif
Faire une étoile à 6 pointes (2 triangles) au sol avec le ruban à masquer (3 à 4 mètres de diamètre).
Coller les thèmes pour chaque pointe :
Que faut-il inventer ou mettre sur pied qui est absent actuellement? Quelles actions nouvelles sont à entreprendre?
Qu’est-ce qui fonctionne bien maintenant et qu’il faut maintenir, voire protéger? De quoi doit-on prendre soin? (Rappeler que pour se renouveler, il est nécessaire de s’appuyer sur du solide, sur ce qui fonctionne, sur ce qui va bien.)
Qu’est-ce qui fonctionne bien et qui pourrait être amené plus loin? Qu’est-ce qui a été amorcé, qui a du potentiel et qui mériterait qu’on y accorde plus d’efforts et d’énergie?
À l’inverse du précédent thème, qu’est-ce qui est là et qui demeure pertinent, mais à quoi on devrait accorder moins de temps, d’énergie ou de ressources?
Qu’est-ce qui a déjà été pertinent dans le passé, mais qui ne l’est plus aujourd’hui et qu’il faut laisser aller pour faire de la place à autre chose? (Vous pouvez ici utiliser la métaphore du garde-robe qui a une capacité limitée – il faut parfois le réorganiser, se départir de certaines choses, pour arriver à y ranger de nouveaux vêtements.)
Par où amorcerons-nous notre transformation? Quels éléments nous apparaissent être les premiers à mettre en place parmi toutes les propositions?
Les participantes et participants ne remplissent pas cette pointe de l’étoile lors du travail individuel ou en petits groupes. Cela se fait collectivement, lors du partage des travaux.
De plus, si votre activité est davantage en début de parcours pour une exploration, vous n’aurez probablement pas à utiliser cette pointe de l’étoile.
Valider le contenu de chaque pointe de l’étoile :
Il est assez simple d’adapter cette activité pour des animations en ligne. En fait, il s'agit de préparer un support sur lequel les personnes participantes (seules ou en petits groupes) pourront ajouter leurs propositions; par exemple un Google Doc, un espace Miro ou Mural, un Padlet ou tout autre forme de tableau blanc où il est possible pour chacun d’aller écrire ses idées. Que le support ait la forme d’une étoile ou non importe peu : ce sont les catégories qui comptent ici.
Au final, votre support pourrait ressembler à ceci:
Le plus grand piège de cette activité est peut-être de ne pas prendre le temps de réfléchir à TOUTES les pointes de l’étoile, notamment celle nommée «Cesser/Supprimer». C’est la plus difficile! Il est relativement aisé de proposer d’ajouter des choses, de bonifier des éléments, voire de réduire certaines actions, mais il est beaucoup plus ardu de proposer d’arrêter quelque chose, surtout en contexte de développement collectif. Juste le fait de le dire au groupe et de les encourager à oser faire des propositions audacieuses pourra aider à relever ce défi.
Bien que la taille du groupe pour ce type d’activité soit limitée à une trentaine de personnes participantes, rien n’empêcherait, pour un groupe plus grand, de réaliser plusieurs étoiles en même temps, sur un même sujet ou sur des sujets différents (en synthèse d’un atelier de travail, par exemple).
Cette activité est très semblable à celle des 3C, mais elle apporte plus de nuances et permet de rendre les participantes et les participants plus actifs.
Adaptation de l’outil du même nom développé par l’école de formation en coaching International Mozaïk et partagé par Dominique Barbès, coach professionnelle certifiée. Conçu au départ pour soutenir la réflexion individuelle (voir exemple), il est tout aussi puissant en contexte collectif.
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