Étapes
1- Présentation de l'activité (10 min)
Avant de commencer la rencontre (l’activité), il est très important de présenter aux participants dans quel contexte on s’apprête à réfléchir collectivement différents scénarios (ex. contexte de planification stratégique, contexte de restriction budgétaire, contexte de positionnement, etc.)
Par la suite, il est nécessaire de mentionner quels choix doivent être fait et rappeler que ceux-ci doivent tenir compte des éléments de contexte présentés.
Il faut aussi mentionner que plusieurs éléments de différentes natures doivent être pris en compte dans le scénario à construire et que l’idée est de construire un scénario qui prend en compte tous les angles. Le but est de faire émerger une solution globale qui soit vraiment porteuse de succès.
De plus, plutôt que de partir d’une page blanche, exposez les différentes possibilités qui sont proposées aux participants.
À travers ces propositions, les participants devront échanger pour arriver ultimement à construire et proposer un scénario global avec des choix qui auront été faits pour chaque catégorie(couleur) de carte.
2- Générer des critères communs à respecter (10 min)
Des critères (maximum 5) permettront d’analyser les différentes options et de générer des scénarios sur une base commune. Une proposition de critères peut être présentée aux partenaires qui pourront la valider et la bonifier. Ces critères peuvent aussi être faits collectivement avec les partenaires à partir d’une page blanche. À ce moment, prévoir environ 15 minutes en faisant l’animation 1,2,4, all (http://pouremporter.communagir.org/outils/1-2-4-all)
Exemple de critères :
- Les scénarios ne doivent pas trop fragiliser certains des partenaires
- Les scénarios doivent tenir en compte la responsabilité collective du regroupement de ne pas fragiliser ou démobiliser les partenaires, mais aussi de la responsabilité individuelle de chaque partenaire à contribuer à la solution
- Les scénarios doivent tenir compte de notre capacité à les mettre en œuvre
3- Former les équipes (5 min)
Créer des tables de 4 à 6 personnes, en favorisant le mélange des expertises et des points de vue.
4- Présenter le jeu de cartes (5 min)
Présenter l’ensemble des catégories (couleurs) aux participants en nommant en exemple une ou deux options possibles. Il n’est pas nécessaire de présenter toutes les options.
Mentionner aux participants que dans leur scénario, une option devra être choisie pour chaque catégorie. Nommer qu’il est possible pour les participants d’hybrider des options, de les modifier ou d’en créer des nouvelles à l’aide des cartes vierges.
Informer les participants qu’ils peuvent s’adresser à l’animateur ou encore à une personne ressource présente ayant contribué à l’élaboration des cartes s’ils ont des questions sur différentes options ou sur l’exercice en général.
5- Générer des scénarios (30-45 min)
La première étape pour les participants consiste à s’approprier les différentes catégories et les options pour chacune. Ensuite, les participants peuvent échanger, débattre et commencer à faire des propositions qui, en tout temps, tiennent compte des critères identifiés au départ.
Aux trois-quarts du temps écoulé, rappeler aux participants qu’il serait temps pour eux de rédiger leur scénario final sur la grande feuille blanche qui leur a été fournie. Ils peuvent représenter leur scénario sous forme de tableau, schéma, texte, etc. Ils doivent également développer un argumentaire qui vient justifier en quoi leur scénario répond aux critères communs. Finalement, chaque équipe doit se doter d’un ou deux porte-paroles qui présenteront le fruit de leurs travaux lors de la plénière.
6- Plénière : présenter les différents scénarios (5 min / scénario)
Chaque porte-parole vient à l’avant, affiche son scénario au mur et en fait la présentation. Seules des questions de compréhension sont permises.
7- Identifier les convergences et les divergences (15 min)
Dans un premier temps, l’animateur pose la question suivante :
Dans l’ensemble des scénarios que l’on vient d’entendre, y a-t-il des convergences fortes sur lesquelles on s’entend tous et dont nous n’avons pas besoin de débattre? Ainsi, ces convergences deviendront les fondements du scénario collectif que l’on tentera de construire à la prochaine étape.
Dans un deuxième temps, l’animateur pose la question suivante :
Quels sont les éléments sur lesquels on semble avoir des positions différentes et qui mériteraient que l’on débatte? L’animateur les prend en note sur une grande feuille de papier affiche.
Il serait bien à ce moment de prendre une pause pour permettre aux animateurs de structurer la suite : formuler les divergences dont il faut débattre et décider de la séquence pour les aborder.
8- Traiter les divergences et créer un scénario collectif (45 min)
Dans un premier temps, écrire sur une feuille de papier affiche les convergences fortes qui forment les fondements du scénario collectif.
Ensuite, prendre les divergences par ordre d’importance relative (selon l’animateur ou le groupe). Nommer la divergence, demander à chaque équipe de justifier pourquoi ils ont fait ce choix et pourquoi ils pensent que ça devrait rester ainsi. Ensuite, demander aux participants s’il y aurait une piste de solution mitoyenne satisfaisante. Engager un dialogue qui vise l’identification d’une réponse satisfaisante pour tous.
À travers les échanges, il est possible qu’on arrive à transformer la divergence en convergence. Il est également possible que l’on n’y arrive pas. Dans ce cas, l’animateur demande aux participants : « de quoi aurions-nous besoin, dans une prochaine étape, pour être en mesure de trancher sur cet élément? ». La décision ne se prendra donc pas sur le champ, mais un certain plan de match se dessinera pour y arriver.
On continue de la même façon avec les différents éléments de divergence.
À la fin de l’exercice, les participants pourront avoir un scénario complet et satisfaisant ou un scénario partiel qu’il faudra compléter à l’aide des différentes stratégies identifiées.
9- Identifier le prochain pas (5 min)
Mentionner les prochaines étapes pour continuer à avancer vers la construction ou la mise en œuvre du scénario.
10- Retour sur l'exercice (10 min)
Comme c’est un exercice qui peut s’avérer ardu, il est important de faire un retour avec les participants sur l’expérience qu’ils viennent de vivre. Leur niveau de satisfaction par rapport aux résultats obtenus, au processus pour y arriver, ce qu’ils espèrent pour la suite, etc.
