Étapes
1- Présentation de l'activité (5-10min)
Tout d’abord, généralement, ce n’est pas un outil qu’on utilise tout bonnement pour générer des discussions. Il est important de bien présenter le contexte dans lequel on l’utilise et à quelle fin.
2- Les rôles actuels (30 min)
Regroupez les participants en équipes de 4 à 8 personnes. À partir de l’outil imprimé, demandez aux participants d’attribuer un pourcentage à chacun des rôles afin de déterminer dans quelle proportion chacun de ceux-ci est exercé par le collectif actuellement. Évidemment, le total des pourcentages doit atteindre 100% à la fin de l’exercice. (15 min)
Faites ensuite un retour en grand groupe où un représentant par table présentera le résultat de l’exercice aux autres. L’animateur anime ensuite un court échange afin de voir la convergence ou non des résultats et tenter de dégager une compréhension commune des rôles actuels. (15 min)
3- Les rôles à jouer dans l'avenir (30-45 min)
Dans la même perspective, en équipes de 4 à 8 personnes et en tenant compte des éléments présentés au préalable (voir Activités préalables possibles), demandez aux participants de se projeter dans l’avenir (ex.: dans 1 an, dans 2 ans) en attribuant encore une fois un pourcentage à chacun des rôles afin de déterminer dans quelle proportion chacun de ceux-ci devrait être joué à l’avenir par le collectif et, surtout, «pourquoi».
Pour cet exercice, vous pourriez prendre chacun des rôles et identifier une foule d’options plus spécifiques pour chacun d’entre eux et faire prioriser les rôles selon l’outil d’animation Pige dans le lac (ex.: partager nos pratiques autour des thèmes, x, y, z ou influencer et se positionner auprès de l’acteur x, y, z, etc.).
4- Présentation des résultats (30-45 min)
L’animateur invite un représentant par équipe à présenter les résultats de l’exercice avec l’argumentaire qui les soutient. À ce moment, les participants peuvent poser des questions de compréhension seulement.
5- Construction d'un scénario commun (30-45 min)
Demandez ensuite à l’ensemble des participants d’identifier les éléments qui semblent converger de façon forte entre les équipes. Inscrivez sur une feuille de papier affiche les éléments mentionnés et qui font consensus. Cela constituera les bases d’un scénario collectif.
Prenez ensuite les divergences par ordre d’importance relative (selon l’animateur ou le groupe). Nommez la divergence, demandez à chaque équipe de justifier pourquoi elle a fait ce choix et pourquoi elle pense que ça devrait demeurer ainsi. Puis, demandez aux participants si d’autres options ou solutions mitoyennes pourraient être satisfaisantes. Engagez ensuite un dialogue visant l’obtention d’une réponse satisfaisante pour tous.
À travers les échanges, il se peut qu’on arrive à transformer la divergence en convergence. Il est également possible qu’on n’y arrive pas. Dans ce cas, l’animateur demande aux participants: «De quoi aurions-nous besoin, dans une prochaine étape, pour être en mesure de trancher sur tel ou tel autre élément?» La décision ne se prendra donc pas sur-le-champ, mais un plan de match se dessinera.
On continue de la même façon avec les différents éléments de divergence.
À la fin de l’exercice, les participants auront soit un scénario complet et satisfaisant, soit un scénario partiel qu’il faudra compléter à l’aide des différentes stratégies identifiées.
6- Identifier le prochain pas (5 min)
Mentionnez les prochaines étapes pour continuer à avancer vers la construction ou la mise en œuvre du scénario.
7- Retour sur l'exercice (10 min)
Il est important de faire un retour avec les participants sur l’expérience qu’ils viennent de vivre: questionnez-les sur leur niveau de satisfaction par rapport aux résultats obtenus, au processus pour y arriver, sur ce qu’ils espèrent pour la suite, etc.
